Succesvolle samenwerking bij Woongoed Middelburg en Beveland Wonen

Het is leuk om succesverhalen te delen. Dat doen we graag. Daarom eentje van Tessa (Woongoed Middelburg) en Ingrid (Beveland Wonen). Zij zochten de samenwerking op op het gebied van salarisadministratie en Tobias.

Tessa begon alweer vier jaar geleden als medewerker crediteurenadministratie bij Woongoed Middelburg. “Inmiddels ben ik ook kerngebruiker leveranciers voor Tobias en sinds dit jaar ook verantwoordelijk voor de salarisadministratie . Daarnaast studeer ik bij Avans Hogeschool Breda, HBO HRM.”
Ingrid:” Ik werk bij Beveland Wonen. Daar ben ik in 1984 begonnen als administratief medewerkster. Mijn werkzaamheden lagen bij de debiteurenadministratie, afhandeling huursubsidie. Llater kwam daar de salarisadministratie en gedeeltelijk de crediteurenadministratie bij.”

In juli 2019 ging Wim Hoogendoorn, salarisadministrateur / P&O-er van Woongoed Middelburg, met pensioen. Tessa was toen nog bezig met de opleiding Praktijk Diploma Loonadministratie (PDL) en daarom zocht Woongoed Middelburg tijdelijk iemand voor de salarisadministratie. Bij Beveland Wonen was hulp nodig op de crediteurenadministratie. Tobias was net in gebruik genomen. Tessa had hier al ervaring mee.
Zo is het idee ontstaan voor een uitwisseling van de salarisadministratie van Woongoed Middelburg naar Ingrid en Tessa hielp bij de crediteurenadministratie van Beveland Wonen.

Dus Ingrid nam tijdelijk de salarisadministratie van Wim over, zodat Tessa haar diploma aan het PDL kon halen. In de tussentijd leerde Ingrid Tessa in alle rust alles over de salarisadministratie, tot zij het vanaf april dit jaar zelf overnam. Bij Beveland Wonen kwam Tessa ongeveer 1 dag per week helpen bij de crediteurenadministratie. Dit duurde zo’n jaar.

Wat konden jullie voor elkaar betekenen, welke toegevoegde waarde heeft de samenwerking en waar merk je dit aan?
“Ingrid heeft veel ervaring als salarisadministrateur”, begint Tessa. “Het was super fijn dat zij dat aan mij wilde leren, ook omdat er op deze manier geen haast achter zat. Ik kon het op mijn eigen tempo doen. Op mijn beurt kon ik mijn kennis van Tobias overbrengen aan Leen en Ingrid. Op die manier is echt een mooie samenwerking ontstaan. We zoeken elkaar nog steeds op. Als ik vragen heb, staat Ingrid altijd klaar om mij te helpen. En ik heb laatst nog een ochtend met Marjan afgesproken om vragen die zij had over Tobias te beantwoorden.”

Ingrid: “Voor Leen en mij was de hulp van Tessa van grote toegevoegde waarde, omdat we nogal eens tegen problemen aanliepen, waar Tessa dan de oplossing voor had. En ook nu nog kunnen we een beroep doen op Tessa als we er zelf niet helemaal uitkomen.”

Toekomst
De samenwerking tussen corporaties zal alleen maar groeien. Dat was ook de opzet van het implementeren van Tobias bij het ZWS samenwerkingsverband. We werken nu bij de verschillende corporaties veelal op hetzelfde systeem. Hierdoor is uitwisseling van personeel onderling nog makkelijker gemaakt. Natuurlijk zijn er verschillen tussen corporaties. Het werkt toch weer overal anders, maar de basis, namelijk het ERP-systeem, is hetzelfde. Daarom kon Ingrid de salarisadministratie zo gemakkelijk overnemen, zij was al gewend aan het werken met Afas. En Tessa kon als Tobias gebruiker zo aan de slag in de leveranciersmodule van Beveland Wonen. Een mooi voorbeeld is ook de verbetersessie van Tobias. Met Stadlander, Beveland Wonen en Woongoed Middelburg hebben we inmiddels een aantal verbetersessies gehad die gingen over de leveranciersmodule van Tobias. Kennis en inzichten werden gedeeld. Je ziet dat eigenlijk iedereen met meer kennis van het systeem naar huis gaat en dat is heel waardevol.

Wat haal je voor jezelf uit de samenwerking?
Tessa: “Persoonlijk vond ik het heel erg leuk om eens te kijken bij een andere corporatie en andere collega’s te leren kennen. Ik werd ontzettend hartelijk ontvangen en ik voelde me meteen een volwaardig collega. Wat ik er zelf vooral uithaal is de onderlinge kennisoverdracht en het feit dat je voor elkaar klaar staat als je elkaar nodig hebt. Salarisadministratie is vaak uitgevoerd door 1 persoon. Dat maakt het een kwetsbare functie. Op deze manier maken we dit minder kwetsbaar, omdat je elkaar nu kunt vervangen als het nodig is.”
Ingrid: “Hier sluit ik me helemaal bij aan. Het is voor mij prettig om te weten, dat de salarisverwerking door kan gaan, als ik onverhoopt uit zou vallen.”

Wat wil je er verder nog over kwijt?
Tessa: “Eigenlijk zou ik iedereen willen aanraden om eens na te denken in hoeverre dit misschien ook in jouw functie mogelijk is. Misschien heb je er wat aan om eens bij je collega van de andere corporatie om raad te vragen of gewoon eens te kijken; hoe gaat het precies bij jullie? Door Tobias gebeurt dit eigenlijk vanzelf al een beetje. Ik kan het iedereen aanraden, het is mij ontzettend goed bevallen.”
Ingrid: “Deze samenwerking geeft een stuk meerwaarde. Je leert van elkaar en op deze manier krijg je meer kennis, wat zowel voor jezelf als voor de corporatie heel positief is.”